Oficina de la Secretaría Ejecutiva
Administración
Jessica Dumas es la jefa interina de la Oficina de la Secretaría Ejecutiva.
La Oficina de la Secretaría Ejecutiva (EXSO) proporciona apoyo directo a la Oficina del Director de USCIS. EXCO recibe, controla y monitorea la correspondencia y otros documentos escritos y electrónicos, incluido el material clasificado, que está dirigido a la Oficina del Director de USCIS o al Secretario o al Subsecretario de Seguridad Nacional (DHS). Además, EXSO establece los estándares de preparación de documentos a través del Manual de Correspondencia Ejecutiva.
Facilitamos las comunicaciones escritas del nivel ejecutivo de la agencia, servimos como el canal con autoridad para aprobar comunicaciones ejecutivas dentro de USCIS, y coordinamos las aprobaciones interagenciales entre los componentes de DHS.
Brindamos un servicio rápido y de calidad a las oficinas programáticas y direcciones generales de USCIS, así como a los componentes de DHS. EXSO sirve como enlace entre USCIS y DHS, asegurando que la agencia cumpla con las fechas límite, acate los estándares de contenido e incorpore todos los estándares mientras colabora con todos los componentes de DHS.
Respondemos usualmente a solicitudes especiales de parte de la Oficina de la Secretaría Ejecutiva de DHS. Dichas solicitudes incluyen la preparación de documentos informativos y temas de discusión, además de la coordinación de información de todo el Departamento.
Trabajamos con otras agencias gubernamentales para asegurar la rápida entrega de información, informes y otros documentos relacionados con o exigidos por legislación del Congreso o de la Casa Blanca, y proporcionamos asistencia editorial, según sea necesario, para asegurar una calidad óptima. EXSO patrocina y proporciona un sistema de manejo de correspondencia para uso de toda la agencia y ofrecemos capacitación para que los usuarios puedan gestionar las tareas.
Servimos como repositorio central de registros para los documentos y decisiones oficiales y somos el registrador de las comunicaciones ejecutivas firmadas pro el director y el subdirector.
Además del liderato de EXSO, la Oficina de la Secretaría Ejecutiva consiste en los siguientes equipos:
- Equipo de Enlace Externo
- Equipo de Enlace Interno
- Equipo de Administración, Presupuesto y Logística
El Equipo de Enlace Externo proporciona apoyo ejecutivo esencia y colabora con las oficinas programáticas y direcciones generales de USCIS, los componentes de DHS y otros departamentos gubernamentales.
El Equipo de Enlace Externo administra lo siguiente:
- Correspondencia ejecutiva congresional;
- Informes congresionales
- Preguntas congresionales oficiales;
- Correspondencia VIP;
- Respuestas a preguntas de FOIA en nombre de la Oficina del Director;
- Cartas recibidas dirigida al secretario o subsecretario de Seguridad Nacional y al director, subdirector o jefe de personal de USCIS;
- Aprobaciones internas de borradores de cartas de respuesta para la firma del director, subdirector o del jefe de personal;
- Preservación de los expedientes oficiales del director, del subdirector y el jefe de personal de acuerdo con los requisitos estatutarios y regulatorios.
El Equipo de Enlace Interno juega un papel principal en la coordinación y aprobación de información y materiales preparados en USCIS para la revisión o aprobación de la Oficina del Director en apoyo al desarrollo de las prioridades de políticas. Este equipo sirve como centro para la coordinación y aprobación de documentos oficiales de las oficinas centrales de DHS y sus componentes, incluidos los documentos de Políticas y Guías Administrativas de DHS que vinculan a todas los componentes de DHS.
El Equipo de Enlace Interno:
- Coordina los documentos internos de USCIS que requieren la aprobación o firma del director, subdirector o jefe de personal.
- Garantiza que los directorios generales y oficinas programáticas de USCIS estén informadas o tengan la oportunidad de comentar sobre documentos que afectan a sus oficinas o sus funciones. Estos documentos incluyen:
- Notificaciones del Registro Federal;
- Guías operacionales;
- Materiales educativos;
- Materiales administrativos o de políticas operacionales;
- Decisiones precedentes;
- Acuerdos cooperativos;
- Documentos de gobernanza;
- Documentos regulatorios y estatutarios;
- Llamadas de datos;
- Tareas relacionadas con libro de informes del secretario o subsecretario
- Documentos clasificados; y
- Cualquier otro material desarrollado internamente que requiera la aprobación de la Oficina del Director