Formulario I-9 y Guía de E-Verify para Afectados por Emergencias y Circunstancias Imprevistas

Todos los requisitos del  Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, siguen vigentes para las áreas afectadas por emergencias y circunstancias imprevistas, como catástrofes naturales (huracanes, incendios forestales, clima severo, etc.) y emergencias nacionales (emergencias de salud pública, etc.). Los empleadores deben continuar completando y conservando el Formulario I-9 para todas sus nuevas contrataciones y completar la reverificación de los empleados actuales cuando sea necesario. El Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés) monitoreará las situaciones a medida que ocurran y brindará orientación actualizada según sea necesario.

Empleados

Los empleados cuyos documentos se perdieron o fueron robados o dañados deben consultar las listas completas de documentos aceptables para el Formulario I-9 para  determinar si tienen otra documentación que puedan presentar para completar el Formulario I-9.

Los empleados pueden presentar un recibo aceptable para demostrar que han solicitado reemplazar un documento de la Lista A, B o C perdido, robado o dañado.

1. El recibo es válido durante 90 días a partir de la fecha de contratación o, para una nueva verificación, 90 días a partir de la fecha de vencimiento de la autorización de empleo.

• Al final del período de recibo, los empleados deben presentar el documento de reemplazo real u otra documentación del Formulario I-9 de las Listas de Documentos Aceptables.

Los empleados afectados por una emergencia o circunstancia imprevista que necesiten reemplazar documentos perdidos, robados o dañados emitidos por DHS deben visitar la página web Ayuda de Inmigración en Emergencias o Circunstancias Imprevistas para obtener información.

Empleadores

Cuando los documentos de un empleado se pierden o son robados o dañados

Los empleados nuevos o actuales que requieran una nueva verificación de la documentación que se perdió o fue robada o dañada pueden presentar un recibo que demuestre que han solicitado un documento de reemplazo. Un recibo cumple con los requisitos de verificación de un documento de la Lista A, B o C para el cual se emitió el recibo y es válido por 90 días a partir del primer día de empleo o, para una nueva verificación, 90 días a partir de la fecha en que expiró la autorización de empleo original. Los empleados que no puedan presentar el documento de reemplazo real para el cual se emitió el recibo al final del período de recibo de 90 días pueden optar por presentar documentación diferente de las Listas de Documentos Aceptables. Los recibos no son aceptables si el empleo dura menos de tres días hábiles. Consulte  la Sección 4.4, Recibos Aceptables, del M-274, Manual para Empleadores, para obtener información adicional.

Cuando un Formulario I-9 ha sido dañado o se destruido

Los empleadores deben completar un nuevo Formulario I-9 para cada empleado actual si el Formulario I-9 original del empleado ha sido dañado o destruido como consecuencia de una circunstancia imprevista. Los empleadores deben anotar en el campo “Información adicional” o adjuntar una explicación escrita firmada y fechada de la razón por la cual crearon un Formulario I-9 de reemplazo. Por ejemplo, "Formulario I-9 original destruido en (nombre y año del desastre natural o emergencia)".

Los empleadores deben completar un nuevo Formulario I-9 para cada empleado actual si el Formulario I-9 original del empleado fue dañado o destruido como consecuencia de una circunstancia imprevista. Los empleadores deben anotar en el campo “Información adicional” o adjuntar una explicación escrita firmada y fechada la razón por la cual crearon un Formulario I-9 de reemplazo. Por ejemplo, "Formulario I-9 original destruido en (nombre y año del desastre natural o emergencia)".

Empleadores en E-Verify

E-Verify permanece disponible para los empleadores afectados por emergencias y circunstancias imprevistas. Si tiene alguna pregunta o problema, comuníquese con el Servicio de Asistencia al Cliente de E-Verify.

Si el empleado presenta un recibo que demuestre que ha solicitado reemplazar un documento que se perdió, fue robado o dañado, los empleadores deben esperar para crear un caso en E-Verify hasta que el empleado presente el documento de reemplazo para el cual se presentó el recibo (u otra documentación aceptable, si el empleado no puede presentar el documento de reemplazo real). Si los empleadores no pueden crear un caso dentro de tres días laborales posteriores al primer día de empleo, E-Verify les pedirá que ingresen el motivo de la demora. Deben seleccionar "Otro" y escribir "Recibo proporcionado, a la espera del documento real" en el campo proporcionado.

Si un empleador está completando un nuevo Formulario I-9 porque el Formulario I-9 original se perdió, dañó o destruyó, el empleador no debe crear un nuevo caso de E-Verify.

Vea más información sobre cómo crear un caso de E-Verify.