Examen Remoto de Documentos (Procedimiento Alterno Opcional al Examen Físico de Documentos)

Si usted es un empleador que está inscrito y participa en E-Verify, puede optar por examinar de forma remota la documentación de su empleado.

Participación Requerida en E-Verify

Para participar, usted debe tener un buen historial en E-Verify si desea examinar de forma remota los documentos de sus empleados. Los recién inscritos y usuarios de E-Verify completarán un tutorial de E-Verify que incluye capacitación sobre concienciación sobre documentos fraudulentos. Los empleadores actuales que ya están inscritos en E-Verify tienen acceso a este tutorial y pueden volver a revisarlo en cualquier momento.

Empleador de E-Verify con buen historial:

• Está inscrito en E-Verify en relación  a todos los sitios de contratación que utilizan el procedimiento alterno para examinar documentos de forma remota,
• Utiliza E-Verify para confirmar la elegibilidad laboral de los empleados recién contratados en Estados Unidos, y
• Cumple con todos los demás requisitos del programa E-Verify.

Procedimientos del Examen Remoto de Documentos:

• Examinar copias (anverso y reverso, si el documento es de dos caras) de los documentos del Formulario I-9, o un recibo aceptable para garantizar que la documentación presentada parezca razonablemente genuina y estar relacionada con el empleado;
• Llevar a cabo una interacción de video en vivo con la persona que presenta los documentos para garantizar que la documentación parezca razonablemente genuina y estar relacionada con la persona. El empleado primero debe transmitir una copia de los documentos al empleador (según el Paso 1 anterior) y luego presentar los mismos documentos durante la interacción de video en vivo; y
• Conservar una copia clara y legible de la documentación (anverso y reverso si la documentación es de dos caras).

Indique que Utilizó un Procedimiento Alterno en el Formulario I-9:

• En el Formulario I-9 del 08/01/2023, marque en la casilla para indicar que utilizó un procedimiento alterno en el bloque “Additional Information” (Información Adicional) en la Sección 2.
• En la versión del Formulario I-9 del 10/21/2019, anote “Alternative Procedure” (Procedimiento Alterno) en el bloque “Additional Information” (Información Adicional) en la Sección 2.

Reverificación o recontratación

• Si está completando el examen  remoto de documentos para una recontratación o reverificación, marque la casilla en el Formulario I-9 Edición 08/01/2023, en el Suplemento B.
• Continúe completando el Formulario I-9 de acuerdo con las instrucciones y guías relacionadas en Central I-9 y en el M-274, Manual para Empleadores.
• Para la reverificación, no cree un nuevo caso de E-Verify.

Retención de Documentos

• Conserve una copia clara (anverso y reverso, si es de dos caras) de todos los documentos examinados en formato impreso o electrónico, o en una combinación aceptable, mientras el empleado trabaje para usted, más el período especificado después de que su empleo haya finalizado.
• La conservación de copias de documentos proporciona una oportunidad para evaluación como parte de una auditoría de rutina del empleador o para que un auditor de DHS evalúe si la documentación presentada durante el examen remoto que paarece ser genuina y estar relacionada con el empleado.
• En caso de una auditoría del Formulario I-9 por parte de un inspector del gobierno federal, debe tener disponibles copias de la documentación de identidad y autorización de empleo en EE.UU. que el empleado presentó para el examen remoto de documentos.